Abmahnung erhalten – was jetzt wirklich zählt

Was ist eine Abmahnung genau – und was sie nicht ist

Eine Abmahnung ist die formelle Rüge einer konkreten Pflichtverletzung durch den Arbeitgeber, verbunden mit der Aufforderung, das Verhalten zu ändern, und dem Hinweis, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht. Sie ist kein Disziplinarstempel und kein Schuldbeweis – sondern ein arbeitsrechtliches Instrument, das eine verhaltensbedingte Kündigung erst ermöglicht.

Gesetzlich definiert ist die Abmahnung als solche nicht. Ihre Notwendigkeit folgt aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz und wird aus § 314 Abs. 2 BGB abgeleitet: Bei Dauerschuldverhältnissen – und das Arbeitsverhältnis ist eines – ist eine außerordentliche Kündigung erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus eine ständige Rechtsprechungslinie entwickelt; eine eigenständige Kodifikation der Abmahnung im Arbeitsrecht gibt es bis heute nicht.

Davon streng zu unterscheiden ist die bloße Ermahnung oder Verwarnung. Wer von der Chefin zu hören bekommt, sie sei mit seiner Arbeit „nicht zufrieden", erhält keine Abmahnung – sondern einen unverbindlichen Hinweis. Rechtliche Konsequenzen hat das nicht. Eine wirksame Abmahnung verlangt mehr: einen konkreten Vorwurf, eine klare Verhaltensanweisung und eine ausdrückliche Kündigungsandrohung. Fehlt auch nur ein Element, liegt rechtlich lediglich eine Ermahnung vor.

Abmahnung erhalten – was jetzt zu tun ist (und was nicht)

Lesen Sie die Abmahnung genau und prüfen Sie jeden Vorwurf sachlich: Stimmt das Datum? Stimmt die Uhrzeit? Stimmt der beschriebene Vorgang überhaupt? Danach sichern Sie Belege und sprechen Sie mögliche Zeugen an. Nichts unterschreiben, keine eilige Erklärung abgeben – und vor allem: nicht aus Angst handeln, sondern strukturiert prüfen.

Der häufigste Fehler ist reflexartiges Reagieren. Wer unter Druck sofort unterschreibt oder im Gespräch mit dem Arbeitgeber Dinge einräumt, die gar nicht zutreffen, erschwert jede spätere Gegenwehr erheblich. Nehmen Sie sich Zeit.

Konkret stehen Ihnen nach dem Erhalt einer Abmahnung drei Optionen offen:

1. Hinnehmen: Wenn der Vorwurf im Wesentlichen zutrifft und die Abmahnung verhältnismäßig ist, kann es sinnvoll sein, das Verhalten zu korrigieren und die Sache auf sich beruhen zu lassen.
2. Gegendarstellung einreichen: Nach § 83 Abs. 2 BetrVG hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer das Recht, eine schriftliche Gegendarstellung zu verfassen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sie unmittelbar beim beanstandeten Schriftstück abzuheften und so lange aufzubewahren, wie die Abmahnung selbst in der Akte verbleibt. Das ist kein Eingeständnis – sondern die andere Seite der Geschichte.
3. Entfernung aus der Personalakte verlangen: Bei einer unberechtigten oder formal fehlerhaften Abmahnung besteht ein Beseitigungsanspruch analog §§ 242, 1004 BGB. Dazu gleich mehr.

Außerdem können Sie nach § 83 Abs. 1 BetrVG jederzeit Einsicht in Ihre vollständige Personalakte verlangen – auf Wunsch unter Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds. Das lohnt sich: Manchmal liegen dort ältere Abmahnungen, von deren Existenz Beschäftigte gar nichts wissen.

Gegen die Abmahnung selbst gibt es keine gesetzliche Reaktionsfrist. Wer jedoch zu lange wartet, riskiert, dass ein Gericht den Anspruch auf Entfernung als verwirkt ansieht. Zügiges Handeln – in der Regel innerhalb weniger Wochen – ist daher sinnvoll.

Abmahnung und Kündigung – wie hängt das zusammen?

Die Abmahnung ist die rechtlich notwendige Vorstufe einer verhaltensbedingten Kündigung. Das bedeutet: Wiederholen Sie das gerügte Verhalten nach der Abmahnung, darf der Arbeitgeber kündigen. Wiederholen Sie es nicht, hat die Abmahnung ihren Zweck erfüllt – und eine Kündigung allein wegen des ursprünglichen Vorfalls wäre rechtswidrig.

Jetzt zur wichtigsten Korrektur: „Drei Abmahnungen vor der Kündigung" ist ein Mythos. Diese Regel steht nirgendwo im Gesetz. Das Bundesarbeitsgericht hat nie eine Mindestanzahl festgelegt. Bei leichteren Verstößen, etwa wiederholtem Zuspätkommen, kann in der Praxis mehr als eine Abmahnung üblich sein. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen – Diebstahl, Spesenbetrug, sexuelle Belästigung – kann bereits eine einzige Abmahnung ausreichen, ja die Abmahnung kann sogar vollständig entbehrlich sein, wenn das Vertrauen grundlegend zerstört ist.

Entscheidend für Sie ist daher nicht die Zählung, sondern die Einordnung des Vorfalls. Handelt es sich um ein Verhalten, das den Kern des Arbeitsverhältnisses berührt?

Sobald tatsächlich gekündigt wird, laufen harte Fristen:

• Drei Wochen ab Zugang der schriftlichen Kündigung, um Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht zu erheben – § 4 KSchG. Diese Frist gilt ohne Ausnahme, auch im Kleinbetrieb und auch bei fristloser Kündigung.
• Der Arbeitgeber seinerseits muss eine fristlose Kündigung innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des Kündigungsgrundes aussprechen – § 626 Abs. 2 BGB. Verpasst er diese Frist, ist die außerordentliche Kündigung unwirksam.

Wenn nach einer Abmahnung eine Kündigung folgt, ist sofortiges Handeln erforderlich. Die Drei-Wochen-Frist des § 4 KSchG ist eine Ausschlussfrist – wer sie verpasst, verliert in aller Regel jeden Kündigungsschutz, unabhängig davon, wie berechtigt seine inhaltlichen Einwände wären.

Wann ist eine Abmahnung formal wirksam?

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss eine wirksame Abmahnung drei kumulative Funktionen erfüllen. Fehlt eine davon, liegt keine Abmahnung vor – sondern nur eine folgenlose Ermahnung.

Diese drei Funktionen sind laut der aktuellen Fachdarstellung:

1. Rügefunktion: Der Vorwurf muss konkret und bestimmt sein – mit Datum, Uhrzeit, Ort und genauer Beschreibung des beanstandeten Verhaltens. Pauschale Formulierungen wie „Sie haben wiederholt schlechte Arbeit geleistet" genügen nicht.
2. Hinweis- und Aufforderungsfunktion: Der Arbeitgeber muss klar benennen, welches Verhalten in Zukunft erwartet wird.
3. Warnfunktion: Es muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht.

Ein Schriftformerfordernis gibt es für die Abmahnung – anders als für die Kündigung nach § 314 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 623 BGB – nicht. Eine mündliche Abmahnung ist grundsätzlich wirksam, aber praktisch schwer beweisbar.

Besonders relevant für die Praxis: Rügt eine Abmahnung mehrere Pflichtverletzungen und treffen nicht alle zu, ist die gesamte Abmahnung auf Verlangen aus der Akte zu entfernen – Teilbarkeit gibt es nicht, wie das BAG bereits mit Urteil vom 13.03.1991 (5 AZR 133/90) entschieden hat. Und nach einer Entscheidung des ArbG Düsseldorf vom 12.01.2024 (7 Ca 1347/23) begründen pauschale oder unbestimmte Vorwürfe ohne Benennung von Zeugen einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte analog §§ 242, 1004 BGB.

Muss ich die Abmahnung unterschreiben?

Nein. Sie müssen eine Abmahnung nicht unterschreiben, und Ihre Unterschrift wäre niemals ein Schuldeingeständnis. Wenn Sie unterschreiben, bestätigen Sie lediglich den Empfang – nicht den Inhalt.

Trotzdem empfehle ich, beim Unterzeichnen einen klärenden Zusatz zu vermerken, etwa: „Unterschrift nur zur Bestätigung des Erhalts, inhaltlich nicht anerkannt." So ist der Empfang dokumentiert, ohne dass irgendjemand die Unterschrift später als Zustimmung interpretieren kann.

Lehnen Sie die Entgegennahme ganz ab, ändert das an der rechtlichen Wirksamkeit der Abmahnung übrigens nichts – der Arbeitgeber kann den Zugang anderweitig dokumentieren.

Was Sie stattdessen tun können:

• Gegendarstellung nach § 83 Abs. 2 BetrVG: Ihre schriftliche Erklärung muss sich auf den konkreten Vorgang beziehen und ist dauerhaft unmittelbar beim beanstandeten Schriftstück abzuheften. Das gilt so lange, wie die Abmahnung selbst in der Personalakte verbleibt.
• Einsicht in die Personalakte nach § 83 Abs. 1 BetrVG: Prüfen Sie, ob weitere Abmahnungen vorliegen und ob frühere bereits veraltet oder zu entfernen sind.
• Entfernungsanspruch analog §§ 242, 1004 BGB: Bei einer formal fehlerhaften, inhaltlich unrichtigen oder unverhältnismäßigen Abmahnung können Sie deren Entfernung verlangen – notfalls gerichtlich. Die Voraussetzungen hierfür hat das BAG in seinen Urteilen vom 02.11.2016 und 19.02.2012 klar umrissen.

Ob Gegendarstellung, Entfernung oder Abwarten die richtige Strategie ist, hängt vom Inhalt der Abmahnung und Ihrer konkreten Arbeitssituation ab. Lassen Sie die Abmahnung anwaltlich einschätzen, bevor Sie entscheiden.